ビジネスマナー

再就職のため、社会人としての基本的なマナーを身につける

仕事の進め方

再就職支援対策講座

 入社当初に割り振られるのはやさしい仕事です。 よって、それさえもできないのでは評価が下がっても仕方がありません。 任された仕事は確実に100%こなしてください。 そんな仕事振りを上司や先輩は評価して、ワンランク上の仕事を与えられるのです。

① 仕事の基本について

働くことは、人からどう評価されるかということです。 やりがいとか生きがいとかはその中からしか生まれません。 まず与えられた仕事を100%こなしましょう。そのためには次のような考え方が必要です。

●仕事の内容を理解する。
優秀なあなたにはもの足りないと感じることが最も危険です。「なぜこの仕事が必要なのか、全体の仕事の中でどの部分の仕事をしているのか」と考えることで、仕事が面白くなってきます。そしてその意味をきっちりと理解して仕事をこなせば、小さな仕事でも完成度が高いものとなります。

上司からの指示を受けかた
1.指示は最後までさえぎらずに聞き、質問はあとでする。
2.要点をメモする
指示を受ける時は必ずメモをとる。
5W1H(WHATなにを・WHYなぜ・WHENいつ/いつまでに・WHEREどこで・WHOだれが・HOWどうやって)を確実に把握すること。
3.カラ返事はしない
できそうもない時は、状況を説明して優先順位など判断を仰ぐ。
4.最後に復唱して確認する
指示の要点はくりかえして確認を。とくに数字や固有名詞は正確に。


●信用される仕事をする
信用は積み重ねるものであり、小さなミスでも一瞬でなくしてしまいます。「あいつに任せば大丈夫だ。」と言われるようになりましょう。
また、「忙しい人に仕事を頼め」という言葉もあります。  忙しい人はいくつもの仕事を、手際よくこなしています。しかも早くて正確です。信頼されているから忙しいのです。

●自ら仕事を申し出る
 前向きに自ら申し出て仕事を作ることは、仕事を覚え、自分の実力を磨くいい機会です。
 「仕事は与えられるものではなく、創り出すもの」という言葉があります。
指示されたことだけをするのではなく、その仕事の目的を自ら考え、上司が要求していることは何なのかを理解して、仕事を創り出すことが大切です。

●報告・連絡・相談
「ほう・れん・そう」は仕事を進める上で持つとも大切なものです。  仕事の経過は必ず上司や先輩に報告し、今後の予定や決定事項、変更事項はこまめに連絡する。そして何か問題が生じたときは早めに相談することが大切です。

上司に報告する時
1. タイミングよく報告すること
上司に「あれはどうなった?」と聞かれてからでは遅すぎます。指示事項が完了したらただちに報告をしてください。ただし、いま話してよいかどうか、上司の都合を聞いてから話し出すように。
2. 必要とあれば中間報告
仕事が長引く場合は中間報告が絶対必要。約束の期限までにできそうにない時も、即刻上司に報告をして、指示を受けること。
3. 報告は簡潔に
まず最初に結論を言う。次に原因、経過の順に述べる。前もって報告事項をまとめる習慣をつけよう。


●悪いニュースほど早く伝える
仕事でミスした時は素直に間違いを認め、早めに上司に報告をして指示をあおぐ。
仕事が遅れそうな時も同様です。
期限直前になって「できません」と報告するのでは、相手は対処のしようがない。あなたに対する評価も下がります。

●プロ意識をもつ
会社の目的は、利潤の追求です。 プロ意識とはこのことを理解しているかどうかということです。
1.コスト意識をもつ。
お金だけでなく、時間の使い方も含みます。
2.計画性・目的意識をもつ。
仕事の進め方、社会的責任についての意識が必要です。
3.顧客「お客様」が存在するという意識をもつ。
お客様の立場を考える。

●仕事のスケジュールを作る
仕事が複雑になればなるほど、計画性が必要になります。 ミスをなくす為にこの仕事のスケジュールを確認しながら、仕事を進めてください。


② トラブル対処法

ミスは人間である以上かならず犯すものです。しかし、そのときの対応の仕方で、社会人としての力量が問われます。次のようなことが大切です。

1.すぐに上司に報告する
うそ偽りなく、すみやかに報告し、上司の判断を仰ぐ。
2.ミスの原因を突き止める
今後、ミスをしないためにも原因を報告できるよう、きちんと突き止めておく。
3.すぐに電話をする
ミスの大小を問わず、相手に電話を入れて、伝える。もちろん上司の指示の上である。事実を簡潔に、正確に伝える。
4.誠心誠意、謝る

●ことわり方・謝り方・頼み方
ことわり方
人と人、会社と会社とのつきあいのなかで、ことわることほど難しいものはありません。ムッとさせるか、納得させるかはことわり方次第です。
●まずよく相手の申し出を聞くのが第一です。
ことわりのことばは誠意をこめて「申しわけありませんが」と頭を下げて言えばやわらかになります。
●「私どもの力不足で」「社の方針ですので」など、ことわる時にも相手の責任ではないというニュアンスが必要です。

謝り方
たとえ自分のミスではなくても言いわけ無用です。会社を代表して謝る気持ちがポイント。
●「失礼があったそうで」の「~そうで」は、どこかで責任逃れしようとしている証拠。
自己弁護は会社全体の評価を下げることになります。
●姿勢を正し、恐縮した態度で。「申しわけございません」とはっきりと頭を下げること。

頼み方
頼みごとをするときは「恐れいりますが」「恐縮ですが」で始めて、あくまでも謙虚に。
●教えを請う時は「ご都合のいい時、10分ほどお時間いただけませんか」と、まず相手の都合を第一に考えること。
●協力を頼む時は時と場合によっては上司からの援護射撃も必要となります。
「書類で、電話で、会って」と事の重要性を考えて手段を選ぶこと。
押しつけがましい、身勝手ととられないよう、相手の意見も充分聞く態度で望んでください。

●わび状
ミスをして迷惑をかけた相手に、お詫びの気持ちを文書で表したものです。
謝罪の言葉とミスの内容、原因、今後の反省を心をこめて記す。


●顛末(てんまつ)書(理由書)
ミスが起こったとき、なぜおこったか実態を会社に対して報告するのが「顛末書(理由書)」。 事情を説明するのが目的の文書。

●始末書
職務上の責任を問われる重大なミスを犯したり、就業規則にそむいて懲罰規定に触れたりした場合は、会社に対して「始末書」を提出することが求められます。
 始末書は、一種の処分とみなされます。  場合によっては、始末書を書いた上で、減給や降職、一定期間の停職や懲戒免職になる場合があります。

自分は悪くなくても、相手が怒っている時
相手は怒っています。聞く耳を持ちません。こんなときは言い訳は絶対にしないで下さい。
抗議は黙殺します。反論はしません。
相手のとるに足らぬ抗議を大げさに受け取らないこと。受け取れば、火に油を注ぐことになります。耳を貸さず(もちろん、まじめに 聞く態度だけは必要ではあるが)、黙殺すれば、相手もその考えが、とるに足らないように見えて来ます。
「確かにその通りですが、・・・。」と話さないことが一番の反論になります。
 相手が黙ってしまうまで待ちます。
時間をかけるのです。急がないことです。

③ 会議について

チームや課といった小さな単位での会議や、プロジェクト会議などいろんな種類の会議があるが、基本的なマナーがある。
・集合時間を厳守する
・事前に配布された資料等を忘れない
・メモをとる
・話をよく聞き、無駄口をたたかない
・会議中に中座しない
・携帯電話の電源は切っておく

●会議の流れ
司会者や議事進行係が問題提起、賛成か反対かの立場を明確にする。
議事録係は、会議中に発言されたすべての言葉を漏らさずにメモする。録音するのもよい。
 自分の意見を言えないということは、意見をもたないと思われるし、積極的に参加していないと思われてしまいます。評価が下がると認識してください。

会議開始⇒問題提起⇒意見交換⇒意思決定⇒議事録作成

④ 接待について

接待とは、お客様をもてなすことで、ビジネスの円滑な推進を図るものです。とくに営業職にとっては重要な仕事の一部です。覚悟して真剣に取り組むべきです。
①相手の好き嫌いを調べておく。
相手を喜ばせるのが目的であるから、好みをそれとなく調べておくべきです。
②送り迎えをきちんとする。
タクシーを利用して送迎する場合は、自分は助手席に座り、相手を後部座席に座らせる。
③遅刻をしない。
予定時間の30分ぐらい前には約束の店に行き、待機しておくぐらいの気持ちで。当日の料理や席次などを店の人に確認しておく。
④席次に気をつける。
立場が上の人から順に上座に座るのが基本です。 和室の場合は、床の間を背にする位置が最も上座、出入口に最も近い席が末席になります。
⑤まずは飲み物、お酒の注ぎ方に注意する。
「お飲み物は何がよろしいですか」と相手の指定した飲み物を注文し、飲み物がきたら、相手にていねいに注ぐこと。お返しを受けるときは、左手を添えて、両手でいただくことが大切です。
⑥会話への参加に気をつける。
上司や先輩は、仕事を円滑にしたり次の仕事を受注したりするために、さまざまな駆け引きをしている。わけのわからない会話に参加することは、気をつけなければなりません。そして具体的な仕事の話はしてはいけません。「今日は無礼講で」と言う言葉は要注意です。常に緊張を持続しておくべきです。今は接待しているんだという気持ちを忘れてはいけません。
⑦お見送り
タクシーを呼んで、見送るときの最後の言葉が大切です。「本日はお忙しい所をありがとうございました」と深くお辞儀をして、タクシーが見えなくなるまで頭を下げておく。ここまでやって、ようやく接待は終了となるのです。